关于检查2007年档案整理工作的通知

各院（系）、各部门、各单位：

    根据今年学校档案工作安排, 2008年6月底完成2007年及以前档案立卷工作，为此3月初档案室组织了档案员培训，部署了档案的立卷工作，为了促进档案立卷顺利开展，近期档案室将对各单位档案整理情况进行检查，现将有关事项通知如下：

    一、检查内容

    1、《UG环球视讯各单位档案归档范围》中应归档文件材料要收集完整齐全。本次整理的归档材料是2007年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档，但尚未归档的档案材料。主要包括学校党政管理、教学、科研、外事、基建、设备等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。

    2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

    3、各单位如有在重大活动中产生的文字、声像、图表等材料要按归档要求整理专卷归档。

    4、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省部级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

    5、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档，移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。

    6、移交的档案材料按要求分类、组卷，卷内目录填写正确。

    二、时间安排

    三、注意事项

    1、如有特殊情况造成时间安排上的冲突，请各档案员提前与档案室王雪娇老师联系。

    2、所需档案目录等资料标准模板，已发到各档案员邮箱请查收。或到校办网站下载打印。

   3、经检查符合立卷标准且需要移交的档案，档案室专人作好登记，届时通知具体移交时间，按规定办理移交手续。

    4、请基建处、财务处、教务处档案员根据学校时间安排及档案整理情况与档案室另行约定检查时间。

                                   校长办公室

                                    2008年4月9日

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