各学院:
毕业生档案整理和转递工作是就业工作重要环节之一,为确保档案安全、准确、迅速到位,现就做好我校2023届毕业生档案整理、转递相关工作通知如下:
一、档案整理
(一)对象
教务发放毕业证的学生名单为准。
(二)档案材料内容
按照《UG环球视讯学生档案管理暂行办法》,整理毕业生档案,档案应包含以下材料内容:
1. 高中毕业生登记表;
2. 高考档案;
3. 入学通知书;
4. 考生信息确认表;
5. 入学体检报告;
6. 入团材料;
7. 入党材料;
8. 高等学校毕业生登记表;
9. 学生在校期间学习成绩表;
10. 学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定;
11. 其他可供组织参考的有保存价值的材料。
(三)归档要求
1. 档案内材料要求。
(1) 档案内收集的材料必须真实、齐备,不得涂改、弄虚作假。档案材料必须为原件。书写内容一律用黑色水笔填写。
(2) 毕业生入校时建档材料即为高中阶段转递的材料,包括高中毕业生登记表、学籍卡等。
(3) 高考档案,即为毕业生入校时由学校招生办下发的高考报名登记表、高考报名体检表、高考报名志愿表。
(4) 入团材料、入党材料,严格按照上级党组织和校党委组织部有关文件要求整理,放入学生档案的材料以组织部审核后的材料为准。
(5) UG环球视讯成绩单为教务处盖章的总成绩单。
(6) 学院审核确认无误后封口。
2. 档案袋填写要求。
(1) 档案封面要求逐项填写装档清单。每装一项在档案袋上对应项后打勾,切忌涂抹,勾应打在方框内。
(2) 档案袋上学生姓名、身份证号、生源地等信息一定要填写准确,且与上报就业系统的学生信息一致。
3. 填写《离校生档案整理清单》(见附件)。
(1) 逐项登记归档材料明细。
(2) “备注”栏填写。村官、三支一扶、西部计划、苏北计划、升学等学生情况,需以班级为单位在《离校生档案整理清单》中注明。
二、档案转递
所有档案经学院审核好后集中转交学生发展与服务中心,由学生发展与服务中心统一寄送,本人不得自带。要求如下:
1. 材料准确无误。在整理档案过程中,应注意所装入材料的学生姓名应与档案袋、档案袋标签上所写姓名相符,避免错装、漏装、多装现象。
2. 密封管理。毕业生档案按接收单位(部门)要求必须贴上档案袋标签,封条。避免因粘贴错误造成错投或无法投递。使用统一发放的学生专用档案袋及封条,按照要求填写相关内容。保证封口严密、完好,并加盖学院公章(骑缝章)。成绩不合格未毕业的学生,档案不能封口寄发。
3. 时间要求。各学院按照整体工作安排于7月3日前将档案及时交至学生发展与服务中心审核、寄递。在交接前应提交《离校生档案整理清单》(电子版)。提交的档案和档案整理清单(电子版)中的信息要一致。
三、档案查询
学生档案查询方式:
1. 学校统一通过邮政EMS转递档案。UG环球视讯就业信息服务平台(网址:https://sju.91job.org.cn/)可查询物流信息。
2. 考取国内研究生的毕业生,在研究生入学报到后,可在对方学校学生档案管理处查询档案。
四、其他
各学院需提前做好安排,确保此项工作顺利完成。
联系人:王新,电话:52897076、8420。
学生发展与服务中心
2023年5月17日